Hotel програма для готелів. Програма для готелю. Готель програма. Готельні програми. Програма бронювання. Система керування готелем. Програма для міні-готелю. Переваги впровадження автоматизованої системи

Готельна справа – дуже цікава та вигідна сфера бізнесу. Власник може займатися управлінням самостійно, але організувати роботу так, щоб заклад приносив гарний прибуток зможе далеко не кожен. У такому разі краще вдатися до послуг професіонала.

Менеджмент готелю – управління закладом, метою якого є надання послуг за вигідною ціною та отримання більшого прибутку.

Незалежно від того, хто керує нерухомістю, в більшості готелів воліють користуватися спеціальною програмою. Вона дозволяє грамотно розпланувати здійснення всіх операцій у закладі та забезпечує зручне зберігання інформації про клієнтів.

АСУ – поєднання апаратних (механічні та електронні частини пристрою), програмних (системи для експлуатації комп'ютера) засобів, а також працівників підприємства для систематизації та управління різними процесами.

Система управління готелем та готелем - вид АСУ. Застосовується для ведення поточної документації установи, зберігання відомостей про мешканців, фонду номерів та обліку фінансів. Допомагає добре організувати роботу закладу.

Ще таку програму називають хмарною системою управління готелем (готелем) або PMS (property management system – система управління нерухомістю). Вона також дозволяє оптимізувати повсякденні операції і цим прискорити їх проведення.

Систему встановлюють на комп'ютер та мобільні телефони персоналу готелю. Таким чином, кожен службовець може отримувати необхідні відомості та вказівки протягом робочого дня.

Інтерфейс таких програм найчастіше простий та зрозумілий для звичайних користувачів.

Цілі використання системи управління готелем:

автоматизація роботи персоналу;
синхронізація із системами бронювання;
ведення бухгалтерії;
оформлення документів для гостей;
розрахунок різних статистичних показників: коли час більше гостей, які номери частіше бронюють.

Основні вимоги:

ведення звітності відповідно до законодавства країни, де розташована нерухомість;
розміщення постояльців за номерами та окремими ліжками;
оплата при поселенні чи виїзді.

Вибираючи автоматизовану систему керування готелем, спочатку орієнтуйтеся на специфіку вашого закладу. Для великих комплексів краще вибирати якісні програми з багатим функціоналом та інструментарієм. Для хостелу та міні-готелів можна вибрати нескладну систему, яка зможе задовольнити усі потреби. Такий підхід дозволить заощадити кошти, яких невеликий бізнес може просто й не мати.

Що входить?

Хмарна система управління готелем має декілька складових.

1. Шахівниця.

Це обов'язковий елемент будь-якої програми. Практичний та простий у використанні інструмент. Являє собою форму з даними про будь-яку поточну броню, розміщення та клієнтську базу.

Оформляється як таблиці. Вона враховує конкретний період та сортує дані по номерному фонду. Відмінно підходить для документації будь-якого типу закладу: готель, хостел, готель, база відпочинку.

2. Автоматичне оповіщення постояльців.

3. Форми ведення статистики.

4. Оформлення поточної документації.

5. Зберігання інформації про клієнтів.

Ці елементи можуть змінюватись в залежності від конкретної системи.

Нині є кілька десятків систем управління готелем. Відмінність іноземних програм від російських у цьому, що вони дають найбільшу свободу дій персоналу готелю. Тоді як системи, що експлуатуються на пострадянському просторі, максимально обмежують діяльність службовців.

А тепер розповімо про найпоширеніші програми для управління готелем та їх основні функції.

Opera

Повна назва – система управління готелем Opera Enterprise Solution. Лідер з установок, використовується у 100 країнах світу. Переваги, що підтверджують відгуки:

універсальна, тобто може застосовуватись у різних видах закладів готельного бізнесу;
настроюється залежно від розміру та обсягів активності ведення бізнесу;
відповідає найвибагливішим запитам;
гарантує достовірний та оперативний обмін даними про нерухомість у режимі реального часу;
має багатий функціонал.

Система керування готелем Opera може працювати разом з такими програмами, як:

тарифікація дзвінків;
автоматичні міні-бари;
авторизація кредитних карток;
бухгалтерські програми;
система керування ресторанами.

Дана система складається з модулів, які при необхідності можуть бути налаштовані та змінені відповідно до потреб керуючого готелю. Від цього залежить вартість розробки. Вона містить в собі:

1. Бронювання.

Система управління бронюванням готелю включає підтвердження, ануляцію, листи очікування, управління депозитами.

2. Управління номерним фондом.

Автоматичний розподіл завдань для покоївок. Контролює наявність вільних номерів, їх оснащення, прибирання та своєчасність ремонту.

3. Карта гостя.

Особисті дані кожного постояльця: адреса, номер телефону, уподобання щодо проживання в готелі, відвідування ресторану, басейну та іншої інфраструктури готелю.

4. Звіти.

Можливість індивідуального налаштування за допомогою вбудованого генератора. Також можна скористатися стандартними звітами (понад 300 форм).

5. Управління тарифами.

Встановлення квот, аналіз та управління доходами, налаштування тарифів та багато іншого.

6. Служба прийому, розміщення.

Розміщення гостей по одному та групами, з бронюванням та без нього. Ведення службових нотаток та управління гостьовими повідомленнями.

Система управління готелем Opera PMS стосується більшості ділових процесів закладу, здійснює взаємодію з різними інтерфейсами: телефони, телебачення, електронні замки, планшети.

Fidelio

Система управління готелем Fidelio – продукт німецького виробництва. Усі заклади з цією розробкою автоматично вносяться до глобальних електронних списків бронювання.

У Росії Fidelio представляє компанія Hotel and Restaurant systems (HRS). Вона займається реалізацією та налаштуванням продуктів даної фірми, допомагає клієнтам у освоєнні системи, надає технічну підтримку та проводить періодичне оновлення.

Система управління готелем Fidelio не вимагає спеціальних апаратних параметрів комп'ютера і теж дуже популярна.

особливості:

ціна залежить від кількості номерів та від набору модулів, який ви оберете;
у вартість входить установка, налаштування, навчання клієнтів, підтримка у разі неполадок;
не завжди добре взаємодіє зі струменевими та лазерними принтерами.

Fidelio виробляє:

Нарахування коштів на проживання.
Бронювання та заселення.
Виставлення рахунків клієнтам.
Отримання статистичних звітів.
Об'єднання даних про неоплачені рахунки постояльців з різних точок продажу.

Ця програма містить багато модулів, один із найважливіших - модуль касира. Він відповідальний за:

ведення головної каси;
переселення постояльців;
операції обмінного пункту;
проміжні рахунки;
прийом оплати;
виправлення броні;
нарахування вручну.

Судячи з відгуків, великим плюсом цієї системи є можливість взаємодії з іншими зовнішніми пристроями та системами.

"Лібра" (Hospitality Management System (HMS)

Компанія "Лібра" займається розробкою програм з 1998 року.

Система управління готелем "Лібра Logus HMS" має понад 500 впроваджень по всьому світу. Вона відрізняється від інших програм, оскільки є програмою, яка встановлюється на сервер готелю. Така система має переваги перед звичайною хмарою:

може виконувати роботу в автономному режимі (тобто без доступу до Інтернету та незалежно від його швидкості);
більш швидкісна обробка даних;
легко взаємодіє з будь-якою віддаленою системою;
чудово підходить для продажу як кімнат, так і ліжко в готелі;
весь функціонал спрямовано управління продажами щоб одержати прибутку;
прогнозування нарахування та надання послуг;
деталізація всіх транзакцій;
інтерфейси інтегровані у систему CRM (це програмне забезпечення, призначене до роботи з клієнтами), що забезпечує ефективну організацію робочого процесу;
простота навігації;
гнучкість тарифів;
універсальність;
можливість поділу рахунків постояльців, навіть якщо вони проживають в одному номері та мають різні пакети послуг (особливо це актуально для санаторіїв та будинків відпочинку, де передбачені лікувальні процедури).

Це зручна програма адаптована для російського готельного бізнесу. Може застосовуватись у всіх видах закладів.

Дозволяє значно прискорити виконання багатьох повсякденних завдань, автоматизуючи їх. Наприклад:

Імпорт та експорт інформації з бухгалтерської програми.
Внесення відомостей про паспортні дані гостей за допомогою сканування.

Також система управління "Лібра" має компонент для надання послуг на вищому рівні та збільшення продажів.

Фірма розробила спеціальний модуль заохочення гостей, де можна налаштувати будь-яку програму лояльності.

Стандартний пакет включає 4 додатки:

Інженерна служба.
Робота покоївок.
Додаток для хостес (контроль доступу гостей до пунктів харчування).
Консоль для керівника

Судячи з відгуків, загалом гарний варіант для закладу будь-якого розміру. Інше питання, що для невеликого хостелу чи готелю може вийти дорого.

"Едельвейс"

Ця програма розроблена в Росії та знаходиться на ринку року. Налічує понад 400 установок за весь час обслуговування.

Основні характеристики системи управління готелем "Едельвейс":

Проста в освоєнні та зручна в експлуатації.
Багатий набір готових інтерфейсів.
Імпортує дані до бухгалтерії та УФМС.
Зменшує час обслуговування клієнтів.
Передбачає можливість використання дисконтних карток та бонусів у роботі з відвідувачами.
Гарантує контроль за продажем номерного фонду через інтернет.
Організує єдиний платіжний простір (за різних способів оплати).
Веде облік оренди конференц-залу, організації заходів та інших послуг готелю.

За відгуками, система управління готелем "Едельвейс" має потужну та інтуїтивно зрозумілу шахівницю з чіткою візуалізацією та додатковим контролем ранніх виїздів та пізніх заїздів.

OtelMS

Професійна програма керування готелем. Як і інші системи, в першу чергу спрямована на автоматизацію всіх бізнес-процесів у готелі чи готелі з метою оптимізації всієї діяльності та, відповідно, більшого отримання прибутку.

Складається з 3 модулів:

Виконує такі функції:

зберігання історій клієнтів;
бронювання;
управління тарифами;
складання документації;
портьє;
організація роботи із номерним фондом.

2. Модуль бронювання.

без комісії;
просте встановлення;
робота на будь-якому пристрої;
постійне оновлення.

3. Channel manager OtelMS.

Допоможе ефективно організувати роботу з бронювання на сайтах та через туристичні агенції. Гарантує:

Збільшення продажів на 20% протягом півроку.
Всі вільні номери завжди є у продажу.
Оперативність та легкість у роботі.
Синхронізація із провідними каналами продажів.

Ця система управління має свої плюси:

зменшує собівартість надання послуг (оскільки вони стають автоматизованими);
гнучкий інструментарій для складання звітності;
повноцінне формування основи гостей;
оновлення та підтримка системи входять у вартість;
модуль бронювання підійде до будь-якого сайту.

Готельний бізнес завжди йде паралельно із туристичним. Безумовно, автоматизація у цій галузі може істотно вплинути на конкурентоспроможність компанії, зайнятої у сфері послуг. У цьому огляді буде розглянуто програму "Готель", що автоматизує роботу адміністратора готелю. Програма у візуальній формі показує план заселення номерів, розраховує суму наданих послуг та формує звіти щодо зайнятості номерів та оплати.

Головним вікном програми, у якому здійснюється основна робота, є вікно План розміщення. Воно є таблицю, задану двома вимірами: по горизонталі - дати календаря, а, по вертикалі - номери готелю, згруповані по корпусам. Бронюючи чи заселяючи номер, необхідно просто виділити діапазон осередків для вибраного номера за певний період. Заданий діапазон зафарбуватиметься кольором, а користувачеві буде запропоновано заповнити параметри заселення: список гостей, склад послуг, період зайнятості номера тощо. Таким чином, програма наочно показує наявність вільних номерів, дати заселення та звільнення; не може статися помилкового заселення номера різними гостями.

На панелі інструментів цього вікна можна встановити фільтр по корпусу або категорії номерів, вказати інтервал перегляду плану заселення, знайти гостя або поставити номер на ремонт (виділений діапазон осередків зафарбується сірим кольором).

Коли вибрано період перебування гостя, користувач повинен заповнити картку номера. Головним параметром картки є її ідентифікатор, який відображатиметься на плані розміщення. Як ідентифікатор можна задати ім'я гостя, інтервал дат або просто будь-яке число.

Вікно картки розбите на чотири вкладки. На першій вкладці задаються дати заїзду та виїзду, кількість гостей та одна з дій: бронювання, поселення або виселення. Залежно від цієї дії інтервал осередків у плані розміщення буде зафарбований своїм кольором: бронювання – зеленим, поселення – синім, виселення – рожевим.

На другій вкладці задається список гостей. А на третій можна вказати список послуг (проживання, харчування, бронювання, склад додаткових послуг), розрахувати їхню суму, при необхідності надрукувати рахунок-фактуру.

На останній вкладці картки заноситься інформація про кожен факт оплати за надані послуги. Тут можна побачити неоплачений залишок, якщо оплату було здійснено частково.

За всіма введеними даними програма дозволяє побудувати кілька звітів: список тих, хто заїжджає, список тих, хто виїжджає, список мешканців, касовий звіт, звіт з оплати. У програму вбудований дизайнер звітів, і за бажання можна змінити зовнішній вигляд будь-якого з звітів, що формуються програмою. Однак створювати нові звіти у програми можливості немає.

Усю довідкову інформацію можна переглянути та відредагувати у вікні "Довідники". Вікно поділено на дві області: перша – список довідників, друга – список елементів вибраного довідника.

Ціни на номери є періодичними реквізитами, тобто можуть зберігати значення певну дату. Історію зміни цін можна переглянути та редагувати у довіднику "Категорії номерів".

У налаштуваннях програми, крім інших параметрів (таких як розміщення бази даних, грошова одиниця, реквізитри компанії), можна задати параметри розрахунку послуг. Тут можна поставити:

спосіб оплати номера (за особу на добу або за номер на добу);
спосіб оплати броні (фіксованою сумою чи відсотком ціни номера);
суму рекреаційного збору з особи;
відсоток ПДВ.

Зауваження

Немає таких понять, як розрахункова година, час заїзду та виїзду. Обмежений набір звітів та відсутність можливості розробляти нові. Власнику готелю напевно не завадять аналітичні звіти: "Динаміка заселення", "Динаміка прибутку", "Історія зміни цін" тощо. Розширивши функціональність програми у бік аналізу, можна виробити систему з оптимізації заселення номерів та отримання максимального прибутку за рахунок сезонної зміни цін.

Резюме

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, простота в освоєнні у поєднанні з невисокою ціною роблять програму привабливою для використання в готелях малого та середнього типу. Візуальне відображення стану номерів має на меті спрощення роботи адміністратора, а наданий набір звітів полегшить документообіг з бухгалтерією.

Сучасна програма для хостелу- багатофункціональне рішення, автоматизуюче управління, аналіз діяльності та формування звітності хостелу. Зручність та практичність за привабливою ціною.

Хостели, як бюджетний варіант розміщення, на сьогоднішній день отримали широке поширення по всьому світу. Вони користуються великою популярністю у різних туристів, тому номерний фонд в хостелах розходиться дуже швидко. І для того, щоб оптимізувати всі процеси керування таким доступним готелем та автоматизувати операції з бронювання номерів, рекомендується використовувати сучасні системи автоматизованого керування. На чолі такої системи стоїть спеціальна програма для хостелу- багатофункціональне ПЗ, що забезпечує користувачеві доступ до всіх інструментів системи та при цьому легкість управління.

Переваги впровадження автоматизованої системи

Правильно підібрана та налаштована програма для хостелузабезпечить такі переваги:

оптимізація процесів бронювання та обліку номерного фонду;
оперативний моніторинг наповнюваності;
ведення документообігу з постояльцями;
автоматизоване складання звітності тощо.

Можливості керування хостелом за допомогою ПЗ

Номерний фонд таких бюджетних готелів поділяється на кілька категорій за кількістю ліжок у номері та додатковими зручностями. І різні категорії номерів мають різну вартість. Також на ціну місця у хостелі впливає сезонність – протягом року вона може змінюватись у широких межах.

І спеціальна програма для хостелудозволить спростити процеси ціноутворення, автоматично коригуючи запропоновані постояльцям ціни. Тому достатньо 1 разів заповнити базу даних програми - і далі вона візьме всю роботу на себе.

Також таке програмне забезпечення може мати можливість синхронізації даних із власної бази даних та інформації на сайті хостелу. У цьому випадку відомості про зміну кількості вільних ліжок автоматично змінюватимуться і на сайті. Це дозволить обходитися без послуг веб-майстра.

Сучасні програми для автоматизації хостелівмають широкі можливості для підготовки необхідної документації:

автоматично заповнюють потрібні форми;
здатні працювати різними мовами;
забезпечують оперативність створення документації.

Також програми для хостелівпропонують широкий функціонал для моніторингу поточної діяльності, попиту та всіх необхідних показників роботи, для вирішення безлічі маркетингових завдань та в цілому автоматизувати виконання практично всіх операцій у хостелі.

Вартість

При такому широкому функціоналі професійне програмне забезпечення для хостелу буде достатньо доступним і не вимагатиме придбання складного та дорогого обладнання. Вся база даних може бути розміщена на спеціальному сервері, і користувачеві знадобиться лише ПК та доступ до Інтернету. Завдяки цьому програми для бюджетних готелів відрізняються дуже вигідною ціною.

Використання системи автоматизації готелю забезпечує чіткість обслуговування клієнтів, налагоджує контроль над діями обслуговуючого персоналу та скорочує витрати. Управління пансіонатом, готелем або міні-готелем на основі інноваційних технологій та особливого програмного забезпечення – вихід на новий рівень надання послуг та запорука процвітання вашого бізнесу.

Специфіка діяльності персоналу пансіонатів та готелів значно відрізняється від інших галузей надання різноманітних послуг, оскільки в готельному бізнесі доводиться постійно взаємодіяти з великими обсягами інформації, що стосуються броні номерів, числа днів проживання, часу виселення та ін., надавати відповідну звітність, а також стежити за високим рівнем сервісу. Тому автоматизовані системи готелів характеризуються широким рівнем поширення та впровадження.

Головні переваги автоматизації готелів

Автоматизація готелю здатна:

об'єднати інформацію про діяльність усіх відділів у єдину інформаційну систему;
проводити бронювання та оплату будь-яким зручним способом;
виконувати облік руху, витрачання ресурсів готелю;
підвищити швидкість керування номерним фондом;
мінімізувати час заселення постояльців;
вводити необхідну облікову інформацію у єдину систему;
організувати логіку роботи портьє, покоївок, персоналу громадського харчування;
сформувати обліковий прайс послуг, що надаються, вести облік прибутку;
обмежити зони доступу для персоналу;
підвищити безпеку роботи за рахунок використання відеоспостереження та інших систем.

Автоматизація готелю, програми для якого доступні для кожного користувача, дозволяє реалізовувати комплекс завдань. Їх виконання забезпечує високий рівень роботи та якісне обслуговування. Іншими словами, автоматизація готелю дозволяє модернізувати весь комплекс надання готельних послуг, підвищити швидкість обробки інформації та рівень узгодження дій персоналу, при цьому автоматизація ручної праці знижує можливість виникнення помилок, що відбивається на якості ведення звітності. А для керівництва є багатий пласт матеріалу щодо аналізу бізнес-процесів.

ПЗ для управління готелями: основні можливості

Програмні товари для готельної автоматизації відносять до групи спеціальних програмних систем, іменованих Property Management Systems - системи управління елементами нерухомості. Крім безпосередньо HMS, до них відносять програмні продукти для керування іншими об'єктами (тренажерних залів, ресторанів, барів), а також програмами для керування складськими комплексами, супермаркетами, держустановами.

Усі пропоновані HMS мають схожу структуру, що складається з кількох основних модулів:

блоку реєстрації та обслуговування постояльців;
служби контролю та управління;
інтерфейсів до зовнішніх систем

Будь-який автоматизований готель має свій комплект виконавчих блоків, але стандартний набір функцій наступний:

Портьє- важливий модуль, який відповідає за реєстрацію та поселення гостя в номер, і, відповідно, розрахунок та виселення. Інтерфейс цієї служби виконаний у вигляді інтерактивного плану поселення номерного фонду («шахматка»), який виконує всі завдання, пов'язані з поселенням та обслуговуванням клієнтів.
Бронювання– служба, що дозволяє визначати доступність або зайнятість номерів на певний період, а також виконувати створення та скасування попереднього бронювання.
Модуль для покоївок– служить для планування графіка чергувань персоналу, прибирання номерів, формування переліку робіт, що виконуються (прибирання, зміна рушників, виконання туалетної косметики тощо). Зазвичай модуль виконує підрахунок кількості балів, одержуваних персоналом під час виконання робіт, і він контролює забезпеченість міні-барів.
Адміністрація- Служба призначена для налаштування роботи безпосередньо програмного продукту, зміна розцінок, курсу валют та ін.
Бухгалтерія– служить передачі інформації для подальшої обробки в бухгалтерські програми (зазвичай, це «1с»). Але є деякі готельні програмні продукти з можливостями «1с».

Взаємодія із зовнішніми системами

Автоматизоване керування готелем використовується в комплекті з безліччю зовнішніх систем, що управляють функціонуванням обладнання в готелі та забезпечують постояльцям спектра різноманітних послуг.

До обладнання, що використовується при веденні готельного бізнесу, належать:

Фіскальні реєстратори для проведення будь-яких фінансових операцій з платіжними та кредитними картками та готівкою, якими можуть розраховуватися постояльці.
Системи контролю доступу – поширені електронні замки «офлайнового» і «онлайнового» типів. Останні в основну програму надсилають інформацію про доступ персоналу, спроби несанкціонованого доступу.
Енергозбереження – одна з програм системи доступу - так звана енергозберігаюча кишеня, призначена для зберігання ключа-карти, включення електроенергії в номері. Певні автоматизовані системи можуть встановлювати температурний режим у номері, виходячи з присутності/відсутності мешканців та ін.
Спеціальні системи з платним ТБ, які дозволяють запропонувати гостям перегляд телеканалів, без реклами або «відео на вимогу». Таку демонстрацію забезпечують постачальники контенту та транслюються лише мережею готелю.
Можливість онлайн-бронювання – служба, за допомогою якого гість може вибрати та замовити номер самостійно. Це підвищує рівень довіри до готелю, підвищує приплив клієнтів.
Системи автоматизації барів та ресторанів - організує автоматизацію замовлення та передачі до виконання, облік запасів та контроль переміщення товарів, захист від несумлінних працівників.

Важливо! Організувати обслуговування гостей так, щоби рахунки за продукти оплачувались при виїзді. Для чого система запитує інформацію про постояльця, його стан рахунку, передаючи відомості про послуги, що використовуються.

Програми для готелів на російському ринку

SmartHotel- Найпотужніший програмне забезпечення для управління готелем, що функціонує на платформі 1с. Ця програма виконує будь-які необхідні функції для автоматизації готелів, включаючи головний офіс гостинці та управління рестораном.
Фіделіо– це програмне забезпечення, яке вже понад 30 років використовується у російському готельному бізнесі. Вартість встановлення визначається в індивідуальному порядку та в основному залежить від розмірів готелю, комплектації готелю. А також слід зауважити, що один із найдорожчих програмних комплексів.
Едельвейс- Це російська технологія, вартість якої визначається від числа робочих місць.
1C Готель- Найбільш недороге та просте рішення, ціна залежить від кількості робочих місць.

Підбиваючи підсумки

Безумовно, автоматизація готелю – це обов'язковий крок для зростання та розвитку власного бізнесу. Але перед тим як розпочати автоматизацію бізнес-процесів вашого готелю рекомендується сформулювати основні вимоги та завдання до такої системи. Зазвичай вибір подає на користь тієї системи, яка більшою мірою відповідає можливостям, актуальним для готелю або готелю на поточному етапі розвитку.